L’inventaire fait partie des opérations indispensables à la bonne gestion d’une ludothèque. Avec le temps, les jeux changent de place, certains exemplaires sont égarés, des retours peuvent ne pas avoir été enregistrés ou certaines situations peuvent évoluer sans avoir été répercutées dans le logiciel.

Pour aider les ludothécaires à conserver une vision fiable de leur stock, Eludéo propose désormais une fonctionnalité dédiée à l’inventaire des exemplaires de jeux.

Son principe est simple : vérifier ce qui est réellement présent dans la ludothèque, comparer cette situation avec les informations enregistrées dans Eludéo et identifier les éventuels écarts.

Un inventaire pensé pour les réalités d’une ludothèque

Dans une ludothèque, réaliser un inventaire ne consiste pas simplement à compter des boîtes.

Il faut pouvoir vérifier quels exemplaires sont effectivement présents, où ils se trouvent et si leur situation correspond aux informations enregistrées dans le logiciel. L’objectif est notamment de repérer les exemplaires manquants, les erreurs de localisation ou encore les situations qui nécessitent une vérification.

Eludéo adopte une approche particulièrement adaptée à ce fonctionnement : L’inventaire consiste à vérifier l’existence de chaque exemplaire en le scannant. Cette approche permet de réaliser l’opération directement dans les rayons, avec un lecteur de codes-barres, tout en conservant les informations nécessaires au contrôle.

La fonctionnalité s’inscrit ainsi dans la logique générale d’Eludéo : faciliter la gestion quotidienne des stocks et limiter autant que possible les saisies manuelles.

1. Pointez les exemplaires présents dans vos rayons

La réalisation d’un inventaire se déroule en deux grandes étapes : le pointage, puis le contrôle des résultats et les corrections éventuelles.

Avant de commencer, chaque emplacement de stockage doit être identifié par une étiquette code-barres spécifique. Eludéo permet de générer et d’imprimer ces étiquettes depuis le logiciel. Elles peuvent notamment comporter le nom de l’emplacement, son code et, si nécessaire, le nom du site.

Lors du pointage, le principe est très simple :

1. scanner le code-barres de l’emplacement
2. scanner successivement les exemplaires présents à cet emplacement
3. passer à l’emplacement suivant et recommencer

Le premier scan permet donc d’indiquer où se trouvent les jeux, puis les scans suivants permettent d’identifier les exemplaires rencontrés.

Le pointage peut être enregistré progressivement. Vous pouvez ainsi interrompre votre inventaire, quitter le logiciel et le reprendre plus tard sans perdre les scans déjà réalisés.

Cette organisation est particulièrement pratique pour les ludothèques qui souhaitent réaliser leur inventaire progressivement, selon leur organisation et leurs disponibilités.

2. Eludéo détecte les écarts entre le stock réel et le stock enregistré

Une fois le pointage terminé, Eludéo analyse automatiquement les informations recueillies et les compare avec la situation théorique enregistrée dans le logiciel.

Les résultats sont alors répartis en quatre catégories.

✅ OK : tout est conforme

L’exemplaire a été trouvé physiquement, il se trouve au bon emplacement et il est bien considéré comme inventoriable dans Eludéo. C’est le cas où la situation réelle correspond aux informations enregistrées.

⚠️ PAT : présent à tort

L’exemplaire a bien été trouvé lors du pointage, mais son état de disponibilité indique qu’il ne devrait pas faire partie des exemplaires à inventorier. Cette situation nécessite donc une vérification pour comprendre pourquoi l’exemplaire est physiquement présent alors qu’il n’est pas censé l’être.

❌ ABS : absent

Eludéo considère qu’un exemplaire devrait être présent et inventoriable, mais celui-ci n’a pas été retrouvé lors du pointage. Il peut alors être nécessaire de rechercher l’exemplaire ou de vérifier sa situation dans le logiciel.

📍 EMP : emplacement incorrect

L’exemplaire a bien été trouvé, mais à un emplacement différent de celui enregistré dans Eludéo.

Cette catégorie permet notamment de repérer les changements de rangement qui n’ont pas encore été enregistrés dans le logiciel.

Les quatre catégories permettent ainsi de distinguer rapidement les situations conformes des différents types d’écarts.

Des corrections directement reliées aux fiches des exemplaires

Lorsqu’un écart est détecté, le travail ne s’arrête pas au simple constat. Depuis les résultats de l’inventaire, le ludothécaire peut accéder à la fiche de l’exemplaire concerné afin d’effectuer, si nécessaire, la correction dans les écrans habituels d’Eludéo. Une fois l’action réalisée, il peut renseigner un commentaire et indiquer que l’anomalie a été traitée.

Eludéo conserve également la trace de l’utilisateur ayant enregistré la correction. L’inventaire devient ainsi un véritable outil de contrôle et de fiabilisation des données, et pas uniquement une liste d’exemplaires manquants.

Un historique pour retrouver les inventaires réalisés

Une fois le contrôle terminé, l’inventaire peut être clôturé. Il devient alors accessible depuis l’historique du module.

Les informations du pointage et des contrôles restent consultables : résultats, emplacements, commentaires et corrections effectuées. Les données du pointage sont conservées afin de constituer un historique des opérations réalisées.

Pour les ludothèques disposant de plusieurs sites, les inventaires sont réalisés site par site. Cela permet de conserver une gestion adaptée aux différents lieux de stockage tout en bénéficiant d’une vision globale dans un même logiciel.

Pourquoi intégrer l’inventaire dans un logiciel de gestion de ludothèque ?

Un inventaire régulier contribue à maintenir la cohérence entre le stock réellement présent dans la ludothèque et les données enregistrées dans le logiciel.

Cette cohérence est importante pour de nombreuses opérations quotidiennes : connaître la localisation d’un exemplaire, retrouver plus facilement un jeu, suivre les prêts, gérer les réservations ou encore disposer de statistiques fiables sur l’activité.

Avec cette nouvelle fonctionnalité, Eludéo complète donc ses outils de gestion des stocks en proposant un processus structuré pour vérifier les exemplaires, identifier les anomalies et conserver l’historique des contrôles.

L’inventaire vient ainsi compléter les fonctionnalités déjà dédiées à la gestion des stocks, des emplacements, des exemplaires et des codes-barres.

Une fonctionnalité conçue pour accompagner le quotidien des ludothécaires

Comme les autres évolutions d’Eludéo, cette fonctionnalité a été pensée pour répondre à une situation concrète rencontrée dans les ludothèques : pouvoir vérifier son stock de manière fiable sans transformer l’inventaire en opération de saisie fastidieuse.

Que votre ludothèque soit municipale, associative, intercommunale ou organisée sur plusieurs sites, l’objectif reste le même : disposer de données fiables pour gérer plus sereinement votre collection de jeux.

Vous souhaitez aller plus loin ?

Demandez une démonstration personnalisée d’Eludéo et découvrez comment gérer vos jeux, exemplaires, adhérents, emprunts, stocks et statistiques depuis une seule solution.